皆さんこんにちは。
業務上の様々な課題に対してのアイディア出し、または客先でのミーティングや商談、
社内・社外で色々な会議、ミーティングの場面があると思います。
筆者は約５年ほど前に一部上場企業の海外支社でマネージャーとして勤務させて頂き、
充実はしてましたがこの日々の中で「胃に穴が空きそうになる」くらい、
プレッシャー、嫌だった事が、週初めの日本本社とのリモートミーティングでした。
そんな週初めの憂鬱なミーティングをを乗り切る為、考えた対策・前準備が効果があって、
憂鬱だった月曜日のストレスも無くなり、他の打合せや商談にも応用できたので、
色んな部分で余裕が生まれました。
関係部署も含め10人が参加するミーティングで副社長から鬼ヅメされた6時間のミーティング。
駐在時代、情報の共有とモレが原因で客先にて日本人責任者＋現地スタッフから、
冷ややかな視線を送られた打合せなどなど、数々の失敗を経て、
まさしく夜も眠れなかった過去の失敗があったから、
「もう嫌だぁぁぁっああぁぁぁーーーーー！！！」
の気持ちをもう味わいたくないという非常に前向き？な心から生まれた産物です。
結論から言いますと大きくは下記の3つ。
- リストを作る
- 議事録とは別に”自分専用記録”を作る
- 専門外分野の知識が予想される場合は”人を頼る”
筆者は人一倍、色んな職場を経験し色んな大小の失敗をして来ました。
でも、その失敗を糧にして改善を続けてきたお陰で一部上場企業に属し、
海外の仕事もたっぷり経験させてもらう事ができました。
ヘンリー・フォードも言ってます。
『失敗とはより賢い再スタートのチャンスだ。』
社内・社外の会議・ミーティングをより良いものにする前準備
１：リスト作成
”リスト”と言っても何のリストなのか。それは「質問リスト」です。
ミーティング（商談）、社内や関係者交えた打合せの前に、
議題、テーマなど前情報から質問を一定数（5〜10個）決めておき、
その内容を書き出す＝リスト化しておく。
書き出した質問と対面する人の性格上、どの様な説明が腹落ちさせられか。
上記の質問リストの横に他の出席者（ミーティングの相手）の考え方とかものの捉え方など特徴、
性質的な部分を書いてリスト＋αで作成していくと情報整理もしやすいです。
2回目、3回目のミーティングなら以前のものと比べながら、今回求められるものも書き出しておく。
これを作成していて思った良いところは、質問を考えている過程で次回のミーティングの簡単な、
”シミュレーションができること”です。
しっかり作成出来ていれば想定外の質問や回答が必要な事柄に対しても、
余裕を一握り持って聞けるし、対処を考える事も出来たのでオススメです。
２：自分専用記録を作る
「自分専用の記録とか議事録あるから必要ないじゃん」
そうですね、ある意味仰る通りです。
しかし、誰かが作成してくれた議事録見てもわからないこと、過去にありませんでしたか？
「（自分に）何を求めての〇〇さんの発言だったかな？」
「この質問をしてこの発言があったからつまり、
次回明確にしないといけない事は△△って事かな。」
的な、次回に回答なり結論を伝える為に必要な材料が思い出せなかったり。
かのゲーテも下記の様に言っています。
『興味のなくなるところ、記憶もまた無くなる。』
議事録作成してくれる人や自分、または他の出席者。
ミーティングのテーマの中でそれぞれ興味、関心を持っている部分は違いますし、
関心・興味を持っていない部分は人間誰しも忘れがち、あんまり覚えてないこと、
日常生活でもよくある事だと思います。少なくとも僕は。
上記の理由から自分専用の議事録を時系列で作成。（ストーリー、大まかな流れ掴める程度に）
担当者が作成してくれている議事録と照らし合わせ、足りないところは追記して、
最強議事録を作成してしまいましょう！
この作業の時、更にお勧めなのが「自分ルール」と「インデント」です。
↪︎自分ルールとインデント
「自分ルール」は、記録をもっとみやすくする為の”仕分け”的な工夫です。
多色のボールペン（赤・青・黒・シャーペンとか）などで、
自分に良いことは青で書く。
これはそのうち自分のとこに来そう…とか、これは早めの対応が必要だな…など、
自分にとって歓迎してない事やあまり良くない事、
ネガティブ注意事項は赤で書く。
もしくは、上記の良い事・悪い事、書いてある行を丸で囲んでしまう。
過去の記録の振り返りの時にも一目瞭然、迷うことが無くなります。
もう一つの「インデント」は、そのまんまの意味で”字下げ”です。
プログラミングコードを読みやすくする為のインデント用法イメージで、
書いてある項目の次の動きに何が必要か？をその直下の行に１文字スペースを作り記入。
更に直下の行に2文字分のスペースを取り補足を書いてみたりなど。
見返した時に”読みやすく”なるので時短にもなるし何かと便利です。
＊こんな矢印（→、↪︎）を行頭に自分ルール決めて書いておくと把握しやすさ更にUP。
３：人を頼る
分からない内容を分からないまま自分で調べてやろうとして炎上した経験ありませんか？
「必死に自分で調べてやったけど、あれ？これ到底無理じゃね？」
これが分かる時にはもう手遅れ。なんて事も。
それなら最初から自分以上にその分野に詳しい人に相談、頼ることから始めましょう。
社内に似たような過去の案件の記録、ノウハウ。”近い案件”の記録は必ずあるはずです。
一定規模以上の会社であればあるほど現状の社内リソースでできること、又は実施した事、
参入できそうな事業領域、失敗した事業に関する事は明確にしてある筈です。
過去に何かしら残されている記録を確認、その時担当した人が近くにいらっしゃれば、
「〇〇のミーティングに△△な理由で参加して頂きたいのですが…。」とお願いをして、
参加して頂けなくても参考意見を頂けるなど、前向きな動きが必ずあります。
過去にこんな状況になった時、自分の所属は事業開発部。
協力をお願いしたのは総務部の部長でしたが、すんなり参加して頂くことが出来て、
その時の打合せは無敵感を覚えました。（突然自分に話振られた時は若干汗出ました。）
人を頼る、人を頼れる事は自分に出来る事、出来ない事をしっかり認識できてる訳ですから、
その時は真摯に自分の現状を受け止め自分よりもスキルある人に教えを乞い、
はっきり理解出来たらそれも自分の能力にプラスにできますよね！
まとめ
いかがだったでしょうか。
上に書いた事を実践、改善、またやってみるの繰り返しで成長できたきっかけは、
冒頭で述べた「副社長からの鬼ヅメ6時間ミーティング」の時の失敗です。
このミーティングの後、帰宅しても朝まで眠れない悔しい思いをしました。
しかしこの事で自らを改善。色々な工夫を実施、これを続けました。ひとりPDCA回しです。
それから何ヶ月か経った後、別のミーティングで副社長から意見を僕が求められ、
僕が出した意見に肯定的な返事、意見を頂いた時、自らの成長を感じる事ができました。
＊それまでは９割否定的な返事しか頂いた事が無かったので（苦笑）
仕事してると色々辛いこと、嫌なことは沢山あると思います。
パワハラとかセクハラ、ハラスメント的なものは論外ですが、それ以外の仕事上のハードルは、
自らの成長に必ず繋がるはずです！
また別の記事で過去の失敗からの改善策が良い結果に繋がった話など書こうと思います！
それではまた！頑張って行きましょう！！
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